AMBITO DE APLICACIÓN 

Aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje ASC ELECTRÓNICA S.A.

OBJETO

Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza ASC ELECTRÓNICA S.A.

 

DEFINICIONES

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Causahabiente: Persona que reemplaza a otra por causa del fallecimiento de esta y adquiere los derechos de la misma.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Datos opcionales: Son aquellos datos que la Empresa requiere para ofrecer servicios adicionales.

Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un sector de personas.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Fuente de información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce los datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial, de servicio o de cualquier índole y que, debido a autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final.

Habeas data: Es el derecho que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en centrales de información.

Operador de la información: Es la persona, entidad u organización que recibe la fuente de datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la ley.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o la fuente, o directamente por el titular de la información.

 

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

En desarrollo, interpretación y aplicación de la legislación colombiana la Empresa reconoce las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, de manera armónica e integral, aplicando los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por ASC ELECTRÓNICA S.A. debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

DERECHOS Y DEBERES

 

• DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y corregir sus Datos Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.
3. Ser informado por ASC ELECTRÓNICA S.A. del uso que se le han dado a los Datos Personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de ASC ELECTRÓNICAS.A. de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.

5. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos
6. Solicitar ser eliminado de su base de Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de ASC ELECTRÓNICA S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
7. Solicitar información sobre los Datos Personales que ASC ELECTRÓNICA A. haya recolectado y tratado del titular.

 

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

En el tratamiento se asegurará respecto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de los niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y la de los demás.

 

DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

 

En calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, ASC ELECTRÓNICA S.A. se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Conservar copia o prueba de la respectiva autorización otorgada por el titular;

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de
6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus
7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato
10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas
12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

 

AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

 

AUTORIZACIÓN. ASC ELECTRÓNICA S.A. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por ASC ELECTRÓNICA S.A. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

FINALIDAD DE LA AUTORIZACION. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de ASC ELECTRÓNICA S.A. para estar en contacto con sus clientes, empleados y proveedores, para medir niveles de satisfacción, informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios, Enviar Invitaciones a eventos y actividades promocionales, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos, comunicar noticias de la marca, comunicar información relacionada con nuestros productos, realizar la transferencia de datos a otras empresas con el fin de cumplir con nuestro objeto social y realizar las actividades anteriormente descritas.

 

FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN 

 

La autorización por parte del titular se realizará a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos. La autorización que ha definido ASC ELECTRÓNICA S.A. para la recolección y tratamiento de datos personales está enmarcada dentro de este manual y se le definirá al titular el alcance de su autorización.

ASC ELECTRÓNICA S.A. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.

AVISO DE PRIVACIDAD: Hace parta de este manual, se publicará en la página web de ASC ELECTRÓNICA S.A. y en este aviso estará contenida la información básica del sistema de protección de los datos definido por ASC ELECTRÓNICA S.A.

MEDIO PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

 

La autorización por parte del titular se realizará a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforman nuestras bases de datos. La autorización que ha definido ASC ELECTRÓNICA S.A. para la recolección y tratamiento de datos personales está enmarcada dentro de este manual y se le definirá al titular el alcance de su autorización.

En ejercicio de los derechos que le asisten a los titulares de datos personales, ASC ELECTRÓNICA S.A. informan que los titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de sus datos personales de conformidad con lo previsto en el Decreto 1377 de 2013 a través del correo servicioalcliente@magomelectronica.com o al teléfono 57 – 60 – 63350018. La política de tratamiento de datos personales se encuentra disponible en la página web https://magomelectronica.com

En virtud de lo establecido en el Decreto 1377 de 2013 expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, ASC ELECTRÓNICA S.A. hace saber que si en un plazo de treinta (30) días hábiles contados a partir de la publicación de la comunicación, los titulares de la información no solicitan mediante los medios ya especificados la eliminación de sus datos personales, ASC ELECTRÓNICA S.A. queda facultada para continuar con el tratamiento de los datos personales que reposan en sus bases de datos, de conformidad con las finalidades y políticas de tratamiento de información, sin perjuicio de los derechos que le asisten a los titulares de la información de retirar su autorización y solicitar la eliminación de los datos personales objeto de tratamiento en los términos previstos en la ley.

 

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.

 

PROCEDIMIENTOS PARA QUE EL TITULAR PUEDA EJERCER SUS DERECHOS

 

ASC ELECTRÓNICA S.A. ha designado al área de informática para que asuma la función de protección de datos personales, dando trámite a las solicitudes de los Titulares, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013 articulo 23.

CONSULTAS. Si el solicitante tuviere capacidad de formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, ASC ELECTRÓNICA S.A. recopilará toda la información sobre el titular que este contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de ASC ELECTRÓNICA S.A. y se la hará conocer al solicitante. De acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, ASC ELECTRÓNICA S.A. en busca de que el titular o sus causahabientes puedan realizar consultas acerca del tratamiento al cual están siendo sometidos sus datos, pone a su disposición la línea de teléfono 57 – 60 – 63350018, por medio de la cual se atendrán dichas consultas. Estas solicitudes serán resueltas en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; teniendo en cuenta que cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado especificando los motivos e indicando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá ser mayor a cinco días hábiles después del vencimiento del primer término.

RECLAMOS Y SOLICITUDES. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013. El titular o sus causahabientes podrán presentar un reclamo si consideran que la información que de ellos posee ASC ELECTRÓNICA S.A. debe ser corregida, actualizada o eliminada, si desea solicitar la revocatoria de una autorización previamente dada, o cuando haya un presunto incumplimiento de los deberes que tienen los responsables y/o encargados del tratamiento de la información. El reclamo se puede realizar por medio físico mediante una solicitud dirigida a ASC ELECTRONICA S.A. indicando en ella la identificación del titular, la descripción del motivo del reclamo, la dirección, y un anexo de los documentos necesarios para hacer valer el reclamo, a través del correo servicioalcliente@magomelectronica.com Si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo, y si transcurridos dos meses desde la fecha del llamado al solicitante este no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido de realizar el reclamo. Si el reclamo es recibido por alguien que no es competente para dar solución será trasladado a quien corresponda en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, y se le informará al interesado tal situación. ASC ELECTRÓNICA S.A.. una vez recibido el reclamo completo, incluirá en su base de datos una leyenda que diga ¨reclamo en trámite¨, para lo cual tendrá un plazo máximo de tres (3) días hábiles. El plazo máximo para dar solución al reclamo será de quince (15) días hábiles, los cuales inician el día siguiente a la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ASC ELECTRÓNICA S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para el almacenamiento de los datos, la Empresa cuenta con una técnica de protección de datos personales y la transmisión de los datos a los encargados, se hace con archivos protegidos. Los accesos a los sistemas están protegidos con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización. Las bases de datos electrónicas están alojadas en el servidor de nuestra compañía que otorgan niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad. Las bases de datos físicas se encuentran archivadas en las instalaciones de nuestra empresa.

 

IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

ASC ELECTRÓNICA S.A. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Capacitación del personal que ingresa a la Empresa acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de

• Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos
• Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
• Funciones y obligaciones del
• Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las
• Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
• Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se
• Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
• El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del
• El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales

 

DESIGNACIÓN

ASC ELECTRÓNICA S.A. designa a la coordinadora de servicio al cliente, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.

El tratamiento de los datos personales que realiza ASC ELECTRÓNICA S.A. Conforme esta política, se hará con base en la norma, procedimientos e instructivos adoptados por esta empresa para el cumplimiento de la legislación aplicable a la protección de información personal.

Nos reservamos el derecho de realizar cambios en esta política de privacidad en cualquier momento. Si hacemos un cambio importante le notificaremos publicando un aviso del cambio en la página www.magomelectronica.com, según sea pertinente o requerido por la ley. Toda modificación de la presente política se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y la misma entrará en vigor y tendrá efectos frente a los clientes, desde su publicación en la página web de ASC ELECTRÓNICA S.A.